על מה אתם חושבים כאשר אתם שומעים את צמד המילים 'שליחות משפטית'? במחשבה ראשונה, אנשים רבים סבורים כי מדובר במשלוח ראיות לבית המשפט, או בחומרים מסווגים ורגישים אחרים. אלא שהסברה הזו היא נכונה באופן חלקי, שכן שירותי שליחות משפטית אכן עוסקים כמעט בכל המקרים במשלוחים רגישים הדורשים טיפול מיוחד, אלא שבכל הנוגע לבתי המשפט – ובכן, להם יש בדרך כלל מערך משלוחים פנימי משלהם, הפועל בשיתוף פעולה עם גופים כמו המשטרה ומוסדות המדינה.
מי נזקק לשירותי שליחויות משפטיות?
במקרים אחרים בהם יש צורך בביצוע שליחות משפטית (בין על ידי אדם פרטי ובין על ידי חברה מסחרית או גוף עסקי), ישנן לא מעט חברות המציעות שירותי שליחות משפטית העונות להגדרה של שליחות מסווגת. הגופים והאנשים הנזקקים בדרך כלל לשירותים מסוג זה, הם בין היתר הבאים:
- עורכי דין, רואי חשבון ובעלי מקצועות אחרים העובדים באופן שוטף עם מוסדות המדינה – לצורך הנפקת אישורים, הגשת דוחות, קבלת אסמכתאות ומסמכים שונים
- חברות עסקיות, עורכי דין ואנשים פרטיים – הנדרשים לחתום על חוזים ומסמכים מהיום להיום
- משרדים ממשלתיים – העובדים בשיתוף פעולה עם משרדים ממשלתיים אחרים, וכן עם אותם גופים שנמנו לעיל
כל אחד מהשירותים הללו דורש טיפול ייחודי בפני עצמו – אם במהירויות השליחה, אם בסודיות החתומה עליהם ואם באישורים הבלעדיים הניתנים למסירה. כך למשל, מוסדות מדינה אינם יכולים להיעזר בכל חברת שליחויות, אלא כמו כל שירות אחר עליהם לבצע מכרז רשמי לשם העסקת חברה חיצונית.
מהם המאפיינים הייחודיים של שירותי שליחות משפטית?
בשונה משירותי שליחויות אחרים, החברות המציעות שירותי שליחויות משפטיות חייבות לעמוד בתנאים מחמירים כגון סודיות וכמה שפחות ידיים במהלך הדרך מהמען לנמען, שמירה על שלמות המשלוח (בין אם זוהי תיקיית מסמכים ובין אם חבילה גדולה), מהירות שליחה רבה ככל האפשר וכן אחריות משפטית במקרה שאחד מהתנאים הללו אינו נשמר במלואו. לא משנה אם החבילה מכילה מסמך אחד הדורש חתימה פורמלית לצורך הגשת דוח, או שתוכן החבילה מכיל מסמכים מרובים ורגישים כדוגמת כתב-צוואה, נתונים פיננסיים ואפילו שטרות כסף, הזהירות והרגישות של אותם מסמכים חייבת להישמר באופן מקסימלי.
מניעת ניגודי עניינים
מטבע הדברים, שירותים כמו שליחויות משפטיות מוגדרים כרגישים גם מבחנתם של האנשים המועסקים בחברת המשלוחים. לכן, כדי להתקבל לעבוד בחברה שכזו יש צורך בתהליך קבלה ארוך הכולל ראיונות מרובים, תהליכי סיווג שונים ואף חתימה על מסמכי סודיות וויתור במקרה של היווצרות מצב בו קיים ניגודי עניינים. מעבר לכך, חברת שליחויות טובה תדאג גם לבקרה פנימית בכל משלוח, בכדי להבטיח ניקיון כפיים, ניטרליות ומקצועיות מרבית בין העובדים לבין עצמם.
אפיון המען והנמען
מרכיב נוסף וקריטי בחברות המבצעות משלוחים משפטיים הוא מושא השליחה: האדם השולח את החבילה חייב להירשם באמצעות פרטים מזהים כלשהם, ובהתאמה גם זהותו של הנמען חייבת לעבור אימות קפדני. האחריות המשפטית שבה נושאת חברת השליחויות נוגעת גם ובעיקר למקרים שכאלה, ועל כן היא חייבת לעמוד בסטנדרטים משפטיים – בכל שלב בתהליך אך בעיקר ישנה חשיבות ליעד המשלוח הסופי. כך, מסמכים כמו ייפוי כוח ואישור אפוטרופסות עשויים להיות קריטיים למשלוחים מסוג שכזה, וישנן חברות שבהן אפילו מסמכי ייפוי הכוח אינם מספיקים, ויש צורך בנוכחותו של הנמען עצמו.
כיצד מתבצע התהליך?
באופן טבעי, כאשר מדובר בלקוח חדש הוא לרוב יידרש למלא פרטים אישיים רבים – בעיקר פרטי התקשרות, שאלות זיהוי ואפילו סיסמאות (במידה ויש לחברה אתר או אפליקציה), וכן תיאור כללי ומתומצת של אופי השירות הרצוי; לרוב בשאלה האם הלקוח הוא פרטי או עסקי. מעבר לכך, חשוב להבין כי כל שאלה אחרת הנוגעת למהות המשלוח ולתוכנו, כמו גם בירור בנוגע לצורך הכללי שלכם כלקוחות הוא אינו רלוונטי ואינו מקצועי. כל בירור אודות מהות המשלוח או הלקוח למעשה גורע מענייניות השירות, והוא בהחלט יכול להעיד על טיב החברה שאיתה אתם בוחרים לעבוד.
במקרים בהם מדובר בלקוח קבוע ניתן להזין פרטים אישיים ראשוניים באופן דומה פחות או יותר לזה שנעשה בבנק, ובדרגות אימות משתנות – בהתאם לאופי החברה, או על פי רצונו של הלקוח. לפני וגם לאחר מסירת החבילה על ידי השליח האישי תינתן הכתובת המדויקת לנמען (הפעם השניה נצרכת לשם אימות הכתובת), וברובם ככולם של המקרים תיעשה בדיקה, על ידי שני הצדדים, כי הנמען אכן יימצא בכתובת בשעת המסירה הרצויה. המשלוח עצמו יכול לא פעם להיעשות בכלי רכב שאינם מסגירים כי מדובר בחברת שליחויות על מנת לטשטש את שינוע המשלוח הרגיש, או לחלופין להיעשות באמצעים מאובטחים במיוחד, בשיטות הדומות כאמור לאלה שבנקים וגופים פיננסיים אחרים עושים בהן שימוש. לבסוף, מעמד המסירה עצמו כפי שהוזכר קודם, דורש אימות מלא של הנמען, ובהרבה מקרים גם עריכת שיחה בו-זמנית עם שולח החבילה על ידי השליח.
מה חשוב לדעת על שירותי שליחויות משפטיות?
כדי לבחור את החברה המתאימה לכם, חשוב מאד לשים לב שמתקיימים התנאים הבאים: ראשית ומעל לכל, יש לוודא כי החברה אכן מתחייבת לאחריות משפטית במידה וחלילה המשלוח אינו מגיע ליעדו בתנאים שנקבעו. מבחינת המחירים, חשוב להבין כי הם כמובן עשויים להיות גבוהים ולכן אין המלצה לכאן או לכאן באופן גורף – אלא בעיקר לוודא כי ישנה תמורה להשקעה, וזאת על ידי קריאת חוות דעת (בדיוק כמו חוות דעת רפואית) וחיפוש אחר המלצות בפורומים ייעודיים (שימו לב לא לחפש אחר המלצות באתרים בהם זהות המדרגים אינה ידועה, או שאמינותם מוטלת בספק). לבסוף וכפי שהוזכר למעלה, הקפידו מאד לוודא כי אנשי החברה אינם עוסקים בשאלות ובנושאים שאינם רלוונטיים בעת ההתקשרות עמכם, וכי כל אנשי חברה מבינים את חשיבותה של המקצועיות והענייניות – כערכים העומדים בראש סדרי העדיפויות, בכל תהליך השירות.
